コラム

大阪府庁のPC強制シャットダウンは働き方改革ではない

2019年11月28日(木)16時00分

もう1つは、文書の簡素化です。例えば、会議の際に、議事録を作ることがあります。特に役所のカルチャーでは、「念のため全部記録する」ようにしていると思いますが、議会など議論そのものが公式的な意味を持つものはともかく、通常の会議であれば要旨を記録するだけで良いと思います。念のため、参加者に要約(ミニッツ)を事後回覧して承認を取れば、内容は公的なものとしてオーソライズできます、一字一句まで記録するのはムダです。

これに加えて、組織内の連絡文書では挨拶文などの儀礼を廃止するべきでしょう。自由競争の中で好感度獲得も重要な要素となる、外部への発信であれば挨拶は必要でしょう。ですが、官民の厳しいビジネスの現場で、特に組織内における連絡での挨拶文はムダです。そこが「バカ丁寧」になっている組織では、社内政治、庁内政治がはびこって他にも非効率なことが起きている可能性があると思います。

さらに言えば、連絡文書は紙でなくメールにして、しかも報告の場合に「マイナス情報」でも、「下から上への報告」でも、対面ではなくメールで済ませるようにすれば、大きな効率化になります。

先ほど議論したプレゼン文書について言えば、書類配布をしないのであれば、画像と文章とデータを複雑にレイアウトする必要もありません。具体的な提案を口頭で行うのであれば、スライドは問題提起だけでいいのです。データの分析が重要なら、生データだけをスライドで見せて分析は口頭で示せばいいのです。

PC作業を要求する文書の中で、意外と時間を食うのが帳票(帳簿・伝票類)です。帳票は格式が必要で、それがないと「証票としての権威の見える化」ができない、という発想自体が既に効率の敵です。具体的には罫線を止めるだけで、随分と帳票はスッキリしますし、作成時間は半分以下になるのではないかと思います。それ以前の問題として、帳票というのはそれこそフォームを標準化して、データ入力だけで完成するように徹底すれば良いのです。

以上は、アイディアの一例に過ぎません。ですが、このように業務を見直し、紙と会議を削減、特に組織の内部における「形式性、儀式性、政治性」を追放して、質実剛健、実務中心に業務と意思決定のスピードアップを図る、これが「働き方改革」です。執務時間の短縮や、退庁時刻の厳守というのはその結果として実現するものです。

プロフィール

冷泉彰彦

(れいぜい あきひこ)ニュージャージー州在住。作家・ジャーナリスト。プリンストン日本語学校高等部主任。1959年東京生まれ。東京大学文学部卒業。コロンビア大学大学院修士(日本語教授法)。福武書店(現ベネッセコーポレーション)勤務を経て93年に渡米。

最新刊『自動運転「戦場」ルポ ウーバー、グーグル、日本勢――クルマの近未来』(朝日新書)が7月13日に発売。近著に『アイビーリーグの入り方 アメリカ大学入試の知られざる実態と名門大学の合格基準』(CCCメディアハウス)など。メールマガジンJMM(村上龍編集長)で「FROM911、USAレポート」(www.jmm.co.jp/)を連載中。週刊メルマガ(有料)「冷泉彰彦のプリンストン通信」配信中。

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