「ここ間違ってます」「忙しいので無理」はNG、代わりに言うべきは...「超一流秘書」の相手を傷つけない伝え方

丁寧に相手の話を聞いたら、「実は今、ちょっと立て込んでいるので、お急ぎですか？　お急ぎじゃないですか？」と確認します。

そして相手の急ぎ具合と自分のスケジュールに応じて、だいたいの「納期」を計算し、「それなら、〇〇日頃になります。それでもいいですか？」と確認する。それでいいなら「ではお預かりします」と言って依頼を受け、ダメだったらほかの手段を考えてもらいます。

このように心がけていたら、「渡邉さんはすごく忙しいときでも助けてくれました。あのときは助かりました」と言われたことがあります。その人こそ、私が何かお願いすると、忙しくても助けてくれた人でした。自分が助けたつもりでも、最終的には助け合いになるのです。

本当に忙しいときは、相手の話もろくに聞かずに、「今、忙しいです」と突き返したくなります。でも忙しさをアピールするのではなく、むしろ忙しさをちょっと脇に置いておく。最初からＮＯではなく、まずはいったん話を聞く余裕を忘れずにいたいものです。

「なかなか理解できなくて」と自分を落とす

「これ、全然違う」

こんなふうに突然言われると、ビックリしてしまいますよね。

仕事であれば間違いは必ず指摘しなければならないし、指摘することでミスを未然に防げて、感謝されることも少なくありません。しかし、ときに指摘は「非難」にも通じやすいもの。できればやわらかく、温かく伝えたいものです。

「この人はプライドが高いから、下から丁重に言ったほうがいいかも」
「まだあんまり関係性が築けていないから、ズバリ指摘したら角が立ちそう」

というときの奥の手として知っておきたいのが、一回自分を「落とす」こと。