「ここ間違ってます」「忙しいので無理」はNG、代わりに言うべきは...「超一流秘書」の相手を傷つけない伝え方

あるいは、自分1人だったらタクシーに乗るようなときでも、一緒にいる人の懐具合が寂しそうだったり、先方の会社が経費節減中でタクシー代が出なかったりするようなら、

「私、運動不足だから、よかったら駅まで歩きましょうよ」
「このへんにあまりきたことがなくて、ちょっと周りも見てみたいから、お散歩がてら歩きましょうか」

などと言って、歩いていくことを提案します。

また、字が上手でない人が手書きで手紙などを書いているときは、「私も書くので、ついでにやっておきましょうか」と声をかけます。

ポイントは、「私がそうしたいから、そうしますね」という言い方をすること。そうすることで押しつけがましくならずに済むし、言葉にしなくても「お互い様」の精神が循環して、いい人間関係が構築されてくる。そうなると結局は仕事もはかどります。

忙しいときほど人の話を丁寧に聞く

どんな職場も、目の回るほど忙しいときがあるものです。こんなときは焦燥感にかられて余裕がなくなり、対応が不親切になったり、冷たい言い方をしてしまったりしがちです。

こんなとき私は、あえて忙しくない素振りをすることがあります。内心では「もう無理！」と叫びたいくらい忙しくても、誰かがきたら、「はい、何ですか」とゆっくりと体全体で振り向いて、相手の目を見て、できれば微笑みます。

同じ会社の人なら事情を知っていることが多いので、「今、忙しいよね」と遠慮がちに話しかけてくれる人がいますが、ぶっきらぼうに声をかける人もいます。でも私はどちらの場合でも、「大丈夫ですよ。なんでしょうか」と言って、用件を話してもらうようにしています。

話を聞くだけなら、いくらも時間はかかりません。