「ここ間違ってます」「忙しいので無理」はNG、代わりに言うべきは...「超一流秘書」の相手を傷つけない伝え方

「すみません。今、急にアポイントが入りました。次のアポイントまでほとんど時間がないので、おそらくこのあとは、トイレに行く時間がなくなってしまいます。今のうちにトイレに行ってください」

と強制的にトイレに行ってもらうこともあります。これは役員秘書クラスの裏ワザですが、知っておいてもいいかもしれません。

あるいは自分が言うのではなく、その人と仲良しの人や、同性に言ってもらうという方法もあります。異性に言われるよりは恥ずかしくないのではないでしょうか。

スーツの肩にフケがたくさん落ちている人には、私なら「ちょっとゴミがついてますよ」と教えてあげるでしょう。あるいは親しい人なら、「あ、糸くずみたいなのが......」と言いながら、素早く手でサッと払ってあげることも。「フケ」という言葉を使わないのがポイントです。

「私がそうしたいから」と申し出る

言い方一つで、相手に与える印象はずいぶん変わります。

例えば人の仕事を「私がついでにやりますよ」と言いたいとき。言い方次第では恩着せがましかったり、「どうせあなたには無理だから私がやる」というニュアンスで受け取られたりします。

相手に気をつかわせたり傷つけたりしないためには、本当はそうでなくても、「自分がしたいからするのだ」という言い方をします。

例えば仕事相手に資料を見てもらうとき。その人はデジタル機器の操作が苦手なので、紙の資料のほうがよさそう。でもその人は自分から「紙に印刷してほしい」とは言い出さないタイプ。

そんなとき私はあえて、「あの、これって、デジタルのほうが、かえって時間かかりません？　私は紙のほうがわかりやすいので、印刷しますね」などと言って、紙に変えたりすることもあります。