コロナ禍でビジネスの｢新しい日常｣となったビデオ会議 最大限に活用する方法は

助成金申請代行の仕事に携わるダイアン・レオナードさんは先日、ある会議に出席した。いつもの流れだ。基調講演を聞き、他の出席者たちと交流し、友人に出くわす。写真はスペイン・バルセロナ北部で、オンライン会議ツールを使う学生。4月2日撮影(2020年　ロイター/Albert Gea)

助成金申請代行の仕事に携わるダイアン・レオナードさんは先日、ある会議に出席した。いつもの流れだ。基調講演を聞き、他の出席者たちと交流し、友人に出くわす。

だが、これまでの会議と大きく違う点が1つある。自分は米ニューヨーク州クレイトンの自宅にいて、お気に入りのコーヒーを飲み、足元にランニング・ウオーキングマシンが付いた「机」に向かい、傍らには愛犬オリーがいる。

レオナードさんが出席したのは、クラウドコンピューティング会社が主催したIT関連の会議。今年開かれている多くの会議と同様、完全なビデオ会議だ。

「ここ半年で、この種の会議への出席は40回を超えたと思う。もうすっかり日常の一部だ」とレオナードさんは言う。

「ミィーティング・プロフェッショナルズ・インターナショナル」が夏に実施した調査では、回答者の86％が今後1年間で現実空間イベントへの出席は減ると予想した半面、87％はバーチャルイベントへの出席が増えるとの見通しを示した。

バーチャルイベントをプロデュースするディジメンターズ社の共同創業者、スリー・スリーニバサン氏は「この半年間、バーチャルイベントを運営してきて気付いたのは、現実空間で開く会議との違いが20％ほどあるということだ。だが、その20％が決定的だ」と語る。

「新しい日常」になじむのは大変だが、ある意味では簡便さが増したとも言える。人との接し方、有意義なコンテンツへのアクセス、参加することで得られる「収穫」の最大化などの面で、まったく新しい戦略が必要になる。

「バーチャルイベントでは、出席者による準備と行動が、より多く求められる」と語るのは、投資調査会社・モーニングスターの幹部、レスリー・マーシャル氏。9月に米国で約3000人を対象にオンライン会議を主催したばかりで、今後は世界規模のバーチャルイベントを計画中だ。

しばらくの間、バーチャルイベントが常態化するのは間違いないだろう。教育コンサルタント会社・タゴラスによると、ビデオ会議を開催した人の92％は、今後も開催する計画を立てている。

というわけで、会議出席者がバーチャル空間で処していく上でのヒントをいくつか紹介しよう。

ツールを味方につける

ビデオ会議の運営者は、ネットワーキングや双方向性を確保するために大変苦労して最新のツールを生み出しているので、これらを活用しない手はない。

基調講演の間は、チャットボックスを使えば他の参加者と感想を共有したり、質疑応答時間向けの質問を投稿したりすることができる。「ブレークアウト（グループ分け）」機能を使えば、特定の関心事項についてのチャットルームを開設したり、1対1の対話を行うことも可能だ。

モーニングスターは、仮想現実（VR）の採用まで試みている。9月の会議では参加者数十人にOculusのゲーム用VRヘッドセットと3Dゴーグルを手配し、実際に現場にいるような気分を味わってもらった。