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2009.07.30

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メールと電話のビジネス英語ハンドブック

2009年7月30日(木)15時26分
ロッシェル・カップ(ジャパン・インターカルチュラル・コンサルティング社長)

送信ボタンを押す前にもう一度チェック


スペルチェックは念入りに


相手の名前や社名のスペルはくれぐれも慎重に確認すること。スペルミスが多いとnot professional (プロではない)と判断され、ビジネスに悪影響を及ぼす可能性もある。

相手の性別を確認

相手の名前から性別を知ることがむずかしい場合もあるが、できるだけ確認のうえMr.またはMs.をつける。既婚女性にはMrs. という表現もあるが、相手が希望しないかぎりはMs. が無難。先方の名前がわからないときはDear Sir or Madam という表現が便利。

読みやすい段落構成か

ビジネスメールでは前書きは省略していい。内容を3〜4段落に分け、簡潔で論理的な構成を心がけよう。たとえば情報提供を依頼する場合は、(1)依頼内容(2)期日とその理由(3)お礼の言葉が、簡略かつ丁寧に書かれていることが望ましい。

読んでもらえる件名を

ビジネスパーソンは1日平均100通近くのメールを受け取るという統計がある。「スパム」と呼ばれる迷惑メールも多く含まれるので、ほとんどの人は件名を確認してからメールを開封する。件名がないなど不審なメールは読まずに削除されたり、開封が後回しになるので、迅速なメール交換には適切な件名をつけることが不可欠だ。

request for information(情報提供のお願い)
request for confirmation(確認のお願い)
answers to your questions(質問への返答)
revised schedule for the meeting(会議日程の変更)

そのCCは本当に必要?

メールのCC(カーボンコピー)機能は便利だが、日本人にはいくつかの「クセ」がある。多くの人をCCに入れすぎる、ビジネスに直接関係ない相手の上司や自分の上司にもCCする、先方が知らない人をCCに含めるなどだ。とくに相手の上司や自分の上司を不用意にCCに入れると、相手を信用していない、または自分1人では仕事ができないという悪い印象を与える。CCは多くても5人前後までとし、先方が知らない人にCCする必要があるときは、次のように断るといい。

There are several people ccユd on this e-mail. They will follow up on the project when I am out of town. However, it is not necessary for you to cc them on your e-mail to me.(このメールは数人にCCしています。彼らは私の出張中にプロジェクトをフォローしてくれます。ただし、そちらからの返信メールを彼らにCCする必要はありません)

署名はプロフェッショナルに

メールの最後に署名欄がついていないと、手紙のレターヘッドがないのと同じくプロフェッショナルでないイメージを与える。(1)名前(2)部署名(3)会社名(4)住所(5)電話番号(6)ファクス番号(7)メールアドレス(8)会社のホームページアドレスなどを明記しよう。

日本人がまちがいやすい危険な言葉

●must, had better, should
日本では「〜しなければならない」という意味だと思われがちだが、これらの単語には強制したり、上から見下すような強いニュアンスがある。

●teach
「教える」という意味でI will teach you.と言う人が多いが、teachには「指導する」というニュアンスがあり、命令口調や横柄な言い方に聞こえる。I will show you.やI will tell you.を使おう。

●I think
日本語の「〜だと思います」と同じ感覚で頻繁に使うと誤解のもと。たとえばI think that our company can do this.では自信がないニュアンスに聞こえてしまうので、I believe that our company can do this. のほうがふさわしい。

●It is difficult〜
日本語の「むずかしい」には否定的なニュアンスが含まれており、婉曲な断りの表現として使われるが、英語では違う。英語のネイティブがdifficultという表現を聞くと、「むずかしいが実現の可能性はある」と受け止める。

●No good
「あまりよくない」というニュアンスでこの表現を使う日本人は多いが、英語のno goodは「ダメ」というかなりきついニュアンスがある。ビジネスではproblematic(問題がある)、 incorrect(正しくない)、insufficient(十分でない)などを使うほうがいい。

●stupid
日本語の「ばか」とはニュアンスが異なる、とても無礼な単語。謙遜して自分や自分の家族をstupidと言う日本人がたまにいるが、要注意だ。

●popular
「私の名前はよくある名前です」という意味で、My name is very popular.と発言すると、英語のネイティブには「私の名前は人気があります」と受け取られる。「よくある」と言いたいときはcommonを使おう。

●girl, office lady, salesman, businessman
日本的な感覚でI will ask a girl from our office to bring the documents. (オフィスの女の子に書類を持ってこさせます)と言う人がときどきいるが、girlは少女を指す言葉なので、職場の女性にはladyが正しい。もっとも、ladyも「女性は補助的な仕事」という男性優越主義を感じさせるため、受けがよくない。性別を示さないで、I will ask someone from our office to bring the documents.のほうがスムーズだ。
ちなみにoffice ladyは和製英語なので、代わりにadministrative assistantを使い、salesmanとbusinessmanも性別を含まないsales person, business personと言い換えよう。

●スラング
英語に自信がある人のなかには、ビジネスシーンでもスラングを使う人がいるが、教養のない無礼な人物と誤解される危険がある。

執筆者:ロッシェル・カップ 経営コンサルタント。ジャパン・インターカルチュラル・コンサルティング(本社・シカゴ)を設立し、日米企業の橋渡しに尽力。著書に『反省しないアメリカ人をあつかう方法』(アルク)などがある。

[2005年4月27日号掲載]

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