メールと電話のビジネス英語ハンドブック

送信ボタンを押す前にもう一度チェック

スペルチェックは念入りに

相手の名前や社名のスペルはくれぐれも慎重に確認すること。スペルミスが多いとnot professional （プロではない）と判断され、ビジネスに悪影響を及ぼす可能性もある。

相手の性別を確認

相手の名前から性別を知ることがむずかしい場合もあるが、できるだけ確認のうえMr.またはMs.をつける。既婚女性にはMrs. という表現もあるが、相手が希望しないかぎりはMs. が無難。先方の名前がわからないときはDear Sir or Madam という表現が便利。

読みやすい段落構成か

ビジネスメールでは前書きは省略していい。内容を３〜４段落に分け、簡潔で論理的な構成を心がけよう。たとえば情報提供を依頼する場合は、（１）依頼内容（２）期日とその理由（３）お礼の言葉が、簡略かつ丁寧に書かれていることが望ましい。

読んでもらえる件名を

ビジネスパーソンは１日平均１００通近くのメールを受け取るという統計がある。「スパム」と呼ばれる迷惑メールも多く含まれるので、ほとんどの人は件名を確認してからメールを開封する。件名がないなど不審なメールは読まずに削除されたり、開封が後回しになるので、迅速なメール交換には適切な件名をつけることが不可欠だ。

request for information（情報提供のお願い）
request for confirmation（確認のお願い）
answers to your questions（質問への返答）
revised schedule for the meeting（会議日程の変更）

そのＣＣは本当に必要？

メールのＣＣ（カーボンコピー）機能は便利だが、日本人にはいくつかの「クセ」がある。多くの人をCCに入れすぎる、ビジネスに直接関係ない相手の上司や自分の上司にもＣＣする、先方が知らない人をＣＣに含めるなどだ。とくに相手の上司や自分の上司を不用意にＣＣに入れると、相手を信用していない、または自分１人では仕事ができないという悪い印象を与える。ＣＣは多くても５人前後までとし、先方が知らない人にCCする必要があるときは、次のように断るといい。

There are several people ccﾕd on this e-mail. They will follow up on the project when I am out of town. However, it is not necessary for you to cc them on your e-mail to me.（このメールは数人にCCしています。彼らは私の出張中にプロジェクトをフォローしてくれます。ただし、そちらからの返信メールを彼らにCCする必要はありません）

署名はプロフェッショナルに

メールの最後に署名欄がついていないと、手紙のレターヘッドがないのと同じくプロフェッショナルでないイメージを与える。（１）名前（２）部署名（３）会社名（４）住所（５）電話番号（６）ファクス番号（７）メールアドレス（８）会社のホームページアドレスなどを明記しよう。

日本人がまちがいやすい危険な言葉

●must, had better, should
日本では「〜しなければならない」という意味だと思われがちだが、これらの単語には強制したり、上から見下すような強いニュアンスがある。

●teach
「教える」という意味でI will teach you.と言う人が多いが、teachには「指導する」というニュアンスがあり、命令口調や横柄な言い方に聞こえる。I will show you.やI will tell you.を使おう。

●I think
日本語の「〜だと思います」と同じ感覚で頻繁に使うと誤解のもと。たとえばI think that our company can do this.では自信がないニュアンスに聞こえてしまうので、I believe that our company can do this. のほうがふさわしい。

●It is difficult〜
日本語の「むずかしい」には否定的なニュアンスが含まれており、婉曲な断りの表現として使われるが、英語では違う。英語のネイティブがdifficultという表現を聞くと、「むずかしいが実現の可能性はある」と受け止める。

●No good
「あまりよくない」というニュアンスでこの表現を使う日本人は多いが、英語のno goodは「ダメ」というかなりきついニュアンスがある。ビジネスではproblematic（問題がある）、 incorrect（正しくない）、insufficient（十分でない）などを使うほうがいい。

●stupid
日本語の「ばか」とはニュアンスが異なる、とても無礼な単語。謙遜して自分や自分の家族をstupidと言う日本人がたまにいるが、要注意だ。

●popular
「私の名前はよくある名前です」という意味で、My name is very popular.と発言すると、英語のネイティブには「私の名前は人気があります」と受け取られる。「よくある」と言いたいときはcommonを使おう。

●girl, office lady, salesman, businessman
日本的な感覚でI will ask a girl from our office to bring the documents. （オフィスの女の子に書類を持ってこさせます）と言う人がときどきいるが、girlは少女を指す言葉なので、職場の女性にはladyが正しい。もっとも、ladyも「女性は補助的な仕事」という男性優越主義を感じさせるため、受けがよくない。性別を示さないで、I will ask someone from our office to bring the documents.のほうがスムーズだ。
ちなみにoffice ladyは和製英語なので、代わりにadministrative assistantを使い、salesmanとbusinessmanも性別を含まないsales person, business personと言い換えよう。

●スラング
英語に自信がある人のなかには、ビジネスシーンでもスラングを使う人がいるが、教養のない無礼な人物と誤解される危険がある。

執筆者：ロッシェル・カップ　経営コンサルタント。ジャパン・インターカルチュラル・コンサルティング（本社・シカゴ）を設立し、日米企業の橋渡しに尽力。著書に『反省しないアメリカ人をあつかう方法』（アルク）などがある。

[2005年4月27日号掲載]