グローバルなTV会議を成功させる６つの方法

時代のニーズ　今では巨大なグローバル企業ならずとも、海外に支社や現地法人を置き、国境と時差を越えたやり取りをしながらビジネスを行っている会社は多いはずだ　Askold Romanov- iStockphoto.com

　文化や科学技術が進歩しても、人間の基本は変わらない。自分と似ている人と一緒にいたほうが楽しい。だから、自ずと世界観を共有する気の合う者どうしが群れることになる。また、実際に会ってみなければ相手を信頼できるかどうかを判断できないと、多くの人が考えている。

　これは、国籍の異なるメンバーからなる「グローバルチーム」の運営にとってきわめて大きな障害になる。なぜなら、チームワークの重要な基盤の１つは「信頼」にほかならないからだ。

　多様性はイノベーションを生み出し、集団的知性を高めるのに役立つ。ただし、私たちが多様性を尊重し、その恩恵を享受できるようになるまでには時間がかかる。自分と似ていない人々との協働に慣れるまでに、対面でのコミュニケーションがある程度必要なのだ。ところが、グローバルチームではメンバーが世界中に散らばっているため、それができない。テレビ会議システムの技術がいかに進歩しても、メンバー同士が互いの目を見て信頼できる相手かどうかを確かめることは不可能だ。

　では、どうすればいいのか。以下は、グローバルチームを機能させるためのアドバイスだ。

（１）チームをスリムにしておく

　グローバルチームは、放っておくとどんどん人数が増えていく。たとえば、テレビ会議によるチームミーティングで、遠隔地のメンバーから何かを依頼されたとする。でもその趣旨がどうも飲み込めない。そこで、"こちら側"にいる誰かに相談してみる。そして、次のミーティングには、その相談した相手にも参加してもらう。その場でサポートしてもらえるので安心だからだ。

　ところが次第に、"こちら側"の２人は、"向こう側"とつながっていないときに「英語のアクセントがおかしいよね」などと陰口を叩くようになる。そうなると、"向こう側"にいるメンバーとの心理的な距離は離れていく一方だ。

　世界中のメンバーが、同じようにサポート役を加えていったらどうなるだろう。チームの人数が倍になる。チームミーティングを開くことすら困難になり、責任の所在があいまいになる。チームのメンバーは５人から９人ぐらいにとどめておくべきだろう。

（２）時差を最小限にとどめる

　グローバルチームのミーティングをメンバー全員が都合のよい時間に開くのは至難の技だ。そこで、時差８時間以内の、時差が大きくなりすぎないメンバーのみを集めるのも一手だ。

　どうしてもフランス人とオーストラリア人を同じチームに入れなくてはならないときには、ミーティングの時刻を日によって変えるなど、負担が平等になるようにするべき。どちらかがいつも早朝に起きたり、夜更かししなければならないといった状況は避けよう。

（３）お互いのことをよく知る

　グローバルチームを有効なものにするためには、意識的にお互いを知るための時間をつくるべきだ。毎回のミーティングに、近況報告や誕生日や昇進のお祝いなどの時間を取り入れたらどうだろう。あるいはその時間を使って日常生活の中での残念なできごとについて話し、その気持ちを皆で共有してもよい。