前もって準備を
実際に人と会う会議の方が、ビデオ会議よりずっと「ゆるい」ものだ。知り合いに出くわし、ホテルのバーで一杯やり、会場で別れ際に夕食の約束を取り付けられる。しかし、オンラインで会いたい人と会うためには、ずっと入念かつ戦略的な準備が必要になる。
参加者リストを点検し、接触すべき展示者あるいはスポンサーを調べ、講演者やプレゼンターとつながる。
会議の後、ツイッターやリンクトインなどのソーシャルメディアに感想やまとめを投稿すれば、今後も長続きする関係を築くための土台となる。
邪魔は最小限に
快適な自宅のキッチンから会議に参加することには、多くの利点がある。出向かなくて済むし、感染リスクもなく、経費は抑えられる。
モーニングスターのマーシャル氏は「現実空間の対面型の会議では、その間に他の一切から離れ、会議だけに集中することができる」と認める。
「自宅では、気が散るものをすべて遠ざけるのが難しい。だから時には携帯電話をオフにすること。そして常にマルチタスクをしようとするのは、やめた方がいい」
愛犬や子供たち、仕事上の電子メールなどの邪魔や中断はつきものだが、オンライン会議なら後からまた戻って、コンテンツにアクセスすることが可能だ。
長所に目を向ける
コストの低さもビデオ会議のメリットだ。タゴラスによると、ビデオ会議の約70％は従来の会議よりもコストが低く、しかも「大幅に」低いことが多い。
スリーニバサン氏は「以前ならできなかった事が、できるチャンスと考えよう。こうしたイベントは以前、密室で行われ、チケット代は高く、場所は遠かった」と話す。
「今では毎日、世界中の魅力的な人々と重要な問題について話す機会がある。世界中を回って1日中、興味深い人々の話に耳を傾けられる」
（Chris Taylor記者）
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