ここでは、文章のプロの多くが実践している「テキストコミュニケーションのコツ」を2つ紹介します。
相手が難解に思わない言葉を選ぶ
まず1つ目は、「わかりやすい言葉」を選ぶことです。
わかりやすい言葉とは、
「中学生でもわかる言葉」「日常的に使われている言葉」「耳慣れた言葉」のことです。
中学生を目安にしている理由は、「中学校までは義務教育で、誰もが一定水準の教育を受けている」からです。
中学校までに習った言葉を使い、中学校までに習った知識があることを前提に文章を書けば、オンラインのやりとりでも、きちんと伝えることができます。
例えば、メールで次のような文章を送ったとします。
＞プレゼンスを発揮していきましょう。
もしも相手がこれらの言葉の意味を知らず、一つひとつ調べなければいけなかった場合、大きなストレスを与えかねません。
語彙力のレベルは人それぞれであり、相手がどの程度、その単語になじみがあるかはわかりません。
これは極端な例ですが、気づかないうちに、「わかりにくい文章」を書いている可能性があります。
わかりやすい文章を書くには、
「自分が知っているからといって、相手が知っているとは限らない」
という前提に立つことが大切です。
メールやチャットに限らず、提案書や報告書をつくる場合も共通です。
2つ目は、「文章は必ず推敲する」ことです。
推敲とは、書き終わった後に、よりよい文章になるように、練り直すことです。
推敲の目的はおもに4つです。
忙しい中でビジネス文書をつくったり、メールやチャットでやり取りしていると、「書き終わった文章を見直すことなく、そのまま相手や他人に見せてしまう」ことも少なくありません。
推敲を怠った結果、重要な数字や人名が間違っていたり、論理展開が破綻していたりすることもあります。
文章術の書籍の多くが、推敲のポイントとして、
「時間を置いて読み直すこと」
を挙げていました。
メールやチャットのやり取りで、毎回、時間を置くのは難しいかもしれません。それでも可能な限り時間を置いて、客観的に見直すことで、文章の乱れを改善できます。
文章への配慮そのものが「相手への配慮」になる
・ 文章は必ず推敲する
という「2つの配慮」を紹介しました。
